সর্বশেষ
সোমবার ৩রা পৌষ ১৪২৫ | ১৭ ডিসেম্বর ২০১৮

কর্মক্ষেত্রের ইমেইল থেকে এড়িয়ে চলতে হবে যেসব বাক্য

শনিবার, আগস্ট ৫, ২০১৭

1168418646_1501925639.jpg
বিডিলাইভ ডেস্ক :
শব্দের বা বাক্যের অনেক বড় ভূমিকা আছে আমাদের জীবনে। মাত্র একটি শব্দ দিয়ে কারো মন জয় করা যায়, আবার এমন শব্দও আছে যা দিয়ে সম্পর্ক শেষ হয়ে যায়। তাই শব্দের ব্যবহারের বিষয়ে আমাদের সতর্ক হওয়া উচিৎ, বিশেষ করে কর্মক্ষেত্রে। জেনে নেয়া যাক কর্মক্ষেত্রে ইমেইলে যে শব্দ ও বাক্যগুলো ব্যবহার করা উচিৎ নয়।  

১। সারাদিন আমি মুক্ত:
যখন কারো সাথে মিটিং বা ফোন কলের শিডিউল করবেন তখন তাকে বোঝাবেন না যে আপনার তেমন কোন কাজ নেই। আপনি কর্মক্ষেত্রে থাকলে সারাদিন কোন কাজ থাকবেনা এটা হতে পারে না। আর এটা যদি আপনি প্রায়ই বলেন তাহলে অন্যরা ভাববেন যে আপনি অলস। এর পরিবর্তে বলুন, ‘আমার এখন পর্যন্ত কোন মিটিং নেই’। এরফলে আপনাকে অনেকবেশি পেশাদার মনে হবে। এখন পর্যন্ত কথাটা পুনরায় শিডিউল নিতে হতে পারে বলে মনে করিয়ে দেবে।

২। আমি জানি না:
আপনি যে সব প্রশ্নের উত্তর জানবেন এটা কেউ আসা করেনা। তারপরও আমি জানিনা কথাটা আপনি শিখতে বা জানতে চান না সেটাই বুঝায়। ‘আমি জানার চেষ্টা করবো’ বা ‘আমি খুঁজে দেখবো’ কথাটা আপনাকে উদ্যোগী হিসেবে প্রমাণ করে এবং এটা বোঝায় যে আপনার সহকর্মীদের কাছে যা গুরুত্বপূর্ণ তা আপনার কাছেও গুরুত্বপূর্ণ। এরফলে আপনি অনেক বেশি সম্মান পাবেন। তাই আমি জানিনা না বলে বলুন, আমি খুঁজে দেখবো বা আমি নিশ্চিত নই অথবা আপনি কী চান আমি এটা খুঁজে বের করি?

৩। আমি জানি, আমি জানি:
ধরুন আপনার একজন সহকর্মী বললেন যে, ‘আপনি যদি জিমেইল ডাউনলোড করে নেন তাহলে দ্রুত কাজ হবে’। তখন আপনি যদি বলেন, আমি জানি, আমি জানি, আমিও এটাই ভাবছিলাম। তখন অকৃতজ্ঞতার মত শোনায় এবং মনে হয় যেন আপনি সব জানেন। আপনি যদি বলেন যে, ‘আপনি ঠিক বলেছেন, আমিও এমনটাই ভাবছিলাম’। এতে এটাই বোঝায় যে, আপনি শুধু তাদের কথাটি শুনলেনই না বরং তাদের মতামতকেও সম্মান জানালেন। আমি জানি এর পরিবর্তে ‘আপনি ঠিক বলেছেন’ কথাটা অসংকোচে ব্যবহার করুন।  

৪। দুঃখিত দেরি হয়ে গেছে:
যতোটা সম্ভব নিজের অবদানকে ইতিবাচকতার আলোতে নিয়ে আসার চেষ্টা করুন (যদিও আপনি কয়েকঘন্টার জন্য সময়সীমা মিস করে গেছেন)। অনুতপ্ত হওয়ার পরিবর্তে কৃতজ্ঞ থাকুন, যা আপনার সহকর্মীদের মাঝে তিক্ত স্বাদ ছড়াবে কিন্তু তারা আপনাকে পরবর্তীতে কীভাবে স্মরণে রাখবে তার উপর প্রভাব ফেলবে। যদি তারা আপনার দীর্ঘসূত্রিতার কথা বলে, তাহলে আপনি ক্ষমা চাইতে পারেন। দুঃখিত দেরি হয়ে গেছে এটা না বলে বলুন, ‘আপনার ধৈর্য ধারণের জন্য ধন্যবাদ’।

৫। আমি ভেবেছিলাম:
আপনি যখন কোন বিষয়ে ধারণা করে কথা বলবেন তখন তা আপনাকে বোকা বানাতে পারে। অফিসে এ ধরনের শব্দ ব্যবহার করা এটাই প্রমাণ করে যে, আপনি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন উপযুক্ত প্রমাণ ছাড়াই। তাই আমি ভেবেছিলাম না বলে বলুন ‘আমি এমনটি বুঝেছিলাম’। এতে এটা বোঝা যায় যে আপনি বিষয়টা অন্য দৃষ্টিতে দেখেছিলেন।

৬। এটা সহজ:
যখন আপনার সহকর্মীদের সাথে কোন ধারণা বা প্রক্রিয়ার কথা বলবেন তখন কোন কিছুকে সহজ বলে উল্লেখ করবেন না। এর পরিবর্তে বলুন, ‘আপনি যতোটা কঠিন ভাবছেন এটা ততোটা কঠিন নয়’। একজন মানুষ নতুন দক্ষতা অর্জন করতে পারে, যদি সে বার বার চেষ্টা করে।

ঢাকা, শনিবার, আগস্ট ৫, ২০১৭ (বিডিলাইভ২৪) // জে এইচ এই লেখাটি ১৯২ বার পড়া হয়েছে


মোবাইল থেকে খবর পড়তে অ্যাপস ডাউনলোড করুন